Die Digitalisierung der Verwaltung fest im Blick


„Mit unserer Digitalisierungsstrategie haben wir uns frühzeitig entschieden, die Digitalisierung der Verwaltung als strategisches Ziel zu verankern. Seitdem konnten wir einige digitale Lösungen im Innen- und Außenverhältnis implementieren“, berichtet Landrat Uwe Fietzek zum aktuellen Stand der Digitalisierung innerhalb der Kreisverwaltung.

Neben den gesellschaftlichen und rechtlichen Rahmenbedingungen steht dabei vor allem der Mensch im Mittelpunkt. Auf der einen Seite sollen Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen von den digitalen Leistungen der Verwaltung profitieren. Auf der anderen Seite werden Arbeitsabläufe für Mitarbeitende der Verwaltung mit den Möglichkeiten der Digitalisierung effizienter gestaltet.

Bürgerportal und Online-Terminvereinbarung

Das Online-Banking macht es vor: sofern es die Netzabdeckung zulässt, können Finanzdienstleistungen 24/7 von überall erledigt werden. Nach einem ähnlichen Prinzip sollen auch Bund, Länder und Kommunen alle Verwaltungsleistungen digital anbieten – so gibt es das Online-Zugangsgesetz (OZG) vor und setzt die Frist zur Umsetzung auf Ende 2022. Unabhängig von der Zeitschiene hat sich der Landkreis schon frühzeitig entschieden, diesen Weg gemeinsam mit den Kommunen im Landkreis zu gehen und ein interkommunales Bürgerportal für die Beantragung von Online-Dienstleistungen in Betrieb genommen: https://portal.grafschaft-bentheim.de/home.

Mittlerweile sind 111 OZG-Leistungen im Landkreis Grafschaft Bentheim über verschiedene Portale erreichbar, sodass Bürgerinnen und Bürger mitunter Anträge auf Schülerbeförderung oder Elterngeld unabhängig von Ort und Zeit stellen können. Um das Handling für alle Nutzenden zu erleichtern, besteht nun der Wunsch des Landkreises darin, die Leistungen aus mehreren Portalen in ein Portal zusammenführen zu können. „Oftmals bestehen länderspezifische Regelungen, die den Wunsch nach einer einheitlichen Umsetzung erschweren“, bedauert Jens Geers, Leiter der Abteilung für Digitalisierung und Organisation. Für eine einheitliche Lösung steht der Landkreis Grafschaft Bentheim zusammen mit anderen Landkreisen jedoch bereits im Austausch mit dem Land Niedersachsen.

Über die Chancen des Bürgerportals hinaus bietet der Landkreis Grafschaft Bentheim zunehmend auch die Möglichkeit, Termine online zu vereinbaren – etwa in der Führerschein- und Zulassungsstelle des Landkreises: www.grafschaft-bentheim.de/terminvergabe. „Das Portal wird sehr gut in Anspruch genommen“, weiß Mechthild Kramer, Leiterin der Straßenverkehrsabteilung.

E-Akte und eWorkflow

Auch innerhalb der Kreisverwaltung sind Papierberge und Stapel von Aktenordnern zur Seltenheit geworden. Stattdessen arbeitet die Digitalisierungsabteilung seit 2020 verstärkt an der flächendeckenden Einführung der E-Akte. Im Bauamt wurden die Alt-Akten bereits vor mehreren Jahren digitalisiert. Relevante Schriftstücke werden zukünftig in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt und können dank des eWorkflows von unterschiedlichen Abteilungen bearbeitet werden, ohne sie ausdrucken zu müssen. Landrat Uwe Fietzek: „Prozesse wie diese legen auch die Grundlage dafür, dass die Arbeit nicht mehr ortsgebunden ist. Das Arbeiten im häuslichen Umfeld war für die Mitarbeitenden der Kreisverwaltung schon vor der Corona-Pandemie möglich, in den letzten zwei Jahren haben wir die Anzahl der Telearbeitslizenzen noch einmal auf 600 Zugänge erhöht.“

Auf dem Bild v.l.n.r.: Landrat Uwe Fietzek und Jens Geers, Leiter der Abteilung für Digitalisierung und Organisation, präsentieren das interkommunale Bürgerportal im Mai 2021.