Erreichbarkeit der Kreisverwaltung – Meinung der Bürgerinnen und Bürger ist gefragt

Wegen der Corona-Pandemie lassen sich Anliegen in der Kreisverwaltung derzeit nur mit vereinbartem Termin erledigen. Vereinzelt wird dieser gesteuerte Zugang irrtümlich mit der Schließung des Gebäudes oder auch mit der Nichterreichbarkeit des Personals gleichgesetzt. Tatsächlich aber können Anliegen in persönlicher Vorsprache geklärt werden. Warum also hat die Kreisverwaltung den freien Publikumsverkehr wie früher noch nicht wieder ermöglicht?

„Dafür gibt es mehrere Gründe“, erläutert Landrat Uwe Fietzek. „Einmal gilt es, die SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung zu berücksichtigen. Sie sieht vor, dass die Kontakte von Mitarbeitern untereinander durch Homeoffice-Möglichkeiten reduziert werden.“ Diese Regel ist noch bis zum 24. November gültig. „Wie in anderen Unternehmen haben sich die Arbeitsformen in der Kreisverwaltung verändert. Corona hat da wie ein Beschleuniger von Entwicklungen gewirkt.“ Digitale und telefonische Kommunikation haben außerdem vielfach das persönliche Gespräch ersetzt. Die Terminvereinbarung ermöglicht einen gesteuerten Einsatz der Belegschaft. Denn wer im Homeoffice arbeitet, kann keine persönlichen Gespräche mit Bürgerinnen und Bürgern im Kreishaus führen.

Und die Erfahrungen bisher? „Die Mitarbeiter berichten von erheblichen Vorteilen durch die Terminvereinbarung: beispielsweise von höherer Arbeitseffizienz durch weniger Unterbrechungen, was letztlich schnellere Bearbeitungszeiten bedeutet“, berichtet Dezernentin Gitta Mäulen. Außerdem gebe es keine Wartezeiten oder Warteschlangen durch die Terminvergabe. „Das ist die Sicht der Mitarbeiterschaft. Wir wollen diese subjektiven Eindrücke aber überprüfen“, erklärt Mäulen. „Das werden wir einmal mit einer speziellen Umfrage im eigenen Haus tun, wo es auch um die Auswirkungen der neuen Arbeitsformen auf die Zusammenarbeit im Team geht. Vor allem aber interessiert uns natürlich: Wie nimmt der Bürger diese Veränderungen wahr? Was hält er davon?“

Unter dem Label #ZukunftskonzeptArbeit will die Kreisverwaltung die Erkenntnisse analysieren und schließlich ein optimales Öffnungsmodell finden. „Fest steht für uns, dass eine unreflektierte Rückkehr zu den Rahmenbedingungen von vor der Pandemie nicht sinnvoll ist“, bilanziert Dezernentin Gitta Mäulen. „Es wäre grob fahrlässig, die gemachten Erfahrungen nicht zu nutzen.“

In drei Schritten soll nun vorgegangen werden. Eine Analyse der Erfahrungen der Führungskräfte ist bereits erfolgt. Jetzt sind die Kundinnen und Kunden am Zug. Vom 27. Oktober bis zum 10. November werden Bürger, welche die Kreisverwaltung aufsuchen, per Fragebogen um ihre Meinung gebeten. Zuletzt wird die Belegschaft befragt.

„Wir wollen mehrere Blickwinkel in die Gestaltung der zukünftigen Arbeit und des zukünftigen Services in der Kreisverwaltung einbeziehen: die Perspektive des Bürgers, der als Kunde von seiner steuerfinanzierten Verwaltung erwartet, dass sie ihre Arbeit effizient erledigt plus die Perspektive unserer Kolleginnen und Kollegen, die zu Recht erwarten, dass neue Arbeitsformen umgesetzt werden“, erklärt Mäulen das Vorgehen.

Text: Landkreis Grafschaft Bentheim