Plenarbereich neugestaltet und technisch aufgerüstet: Künftig auch hybride Ausschusssitzungen im Kreishaus möglich

Pünktlich zum Ende der kommunalpolitischen Sommerpause sind die Bauarbeiten im Plenarbereich des Grafschafter Kreishauses in Nordhorn abgeschlossen. Für rund 350.000 Euro hat die Grafschafter Kreisverwaltung einen Teil des Plenarbereiches samt zwei angrenzenden Sitzungsräumen umfangreich saniert, technisch umgerüstet und neugestaltet. „In den vergangenen Wochen haben wir hier einmal alles auf links gezogen“, bringt Jens Kelmer, Leiter der Abteilung Innerer Service und Liegenschaften, die Sanierungsmaßnahmen auf den Punkt. Das heißt: Wände wurden versetzt, neue Bodenbeläge verlegt, eine neue Lüftungstechnik eingebaut, kilometerlange Datenleitungen gezogen, LED-Beleuchtung installiert, die rund 40 Jahre alten Tische und Stühle aufgearbeitet sowie zusätzliches neues Mobiliar beschafft – die vorherigen Räumlichkeiten sind kaum wieder zu erkennen. Darüber hinaus ist professionelle Bild- und Audiotechnik verbaut worden, so dass in einem der Sitzungsräume künftig Ausschusssitzungen auch in hybrider Form durchgeführt werden können.

Um hybride Sitzungen grundsätzlich zu ermöglichen, hat der Kreistag im Juni 2024 eine Änderung der Hauptsatzung des Landkreises beschlossen. Das war der auschlaggebende Punkt dafür, dass aus einer gewöhnlichen Sanierungsmaßnahme schließlich eine umfassende Gesamtmaßnahme wurde. „Der Plenarbereich mit den Sitzungsräumen an sich sollte schon vor Jahren saniert werden. Die Lüftungs- und Heiztechnik stammte aus den 1980er Jahren und war in die Jahre gekommen. Hier musste also etwas passieren. Zugleich hat uns die Corona-Pandemie vor Augen geführt, was technisch möglich ist, beispielsweise die Videokonferenzen. Die technischen Entwicklungen sind nicht aufzuhalten und wir wollen und müssen hier mit der Zeit gehen“, schildert Landrat Uwe Fietzek die Beweggründe hinter der Maßnahme. Für ihn steht fest, dass mittels modernster Technik, die auch hybride Sitzungen ermöglicht, insbesondere junge Grafschafterinnen und Grafschafter an die Kommunalpolitik herangeführt werden können: „Diese Generation ist es gewöhnt, flexibel agieren zu können. Wir können den jungen Leuten nun die Möglichkeit geben, ihr Mandat auszuüben und zwar ganz gleich, ob sie gerade in der Grafschaft sind oder sich beispielsweise beruflich oder studienbedingt andernorts aufhalten. Das steigert die Attraktivität dieses Ehrenamtes enorm.“

Hybride Sitzung bedeutet: Zu einer Gremiensitzung, die regulär in Präsenz stattfindet, können sich Ausschussmitglieder auch in digitaler Form zuschalten und so den Termin wahrnehmen. „Diese Möglichkeit sieht das Kommunalverfassungsrecht erst seit 2022 vor. Mit der Durchführung hybrider Sitzungen sind allerdings besondere Anforderungen verbunden. Die Frage, wie wir solche Sitzungen rechtssicher umsetzen können, hat uns intensiv beschäftigt“, berichtet Jens Lübben, Leiter der Stabsstelle Vorstandangelegenheiten, Kommunikation und Recht. Christoph Pieper, der in der Stabsstelle für die Gremienbetreuung zuständig ist, ergänzt: „Bei hybriden Sitzungen nimmt jede Person gleichwertig teil – ob vor Ort oder online. Dafür müssen sich alle Teilnehmenden sehen und hören können. Das ist nicht vergleichbar mit den Sitzungen während der Corona-Pandemie. Damals wurden ausschließlich Videokonferenzen abgehalten, zu denen alle Teilnehmenden online zugeschaltet waren.“

Die bisherigen Räumlichkeiten konnten die Anforderungen an hybride Sitzungen nicht erfüllen, Räumliche Anpassungen waren unumgänglich. „Damit sich alle Personen sehen können, mussten wir die Sitzordnung neu planen. Dafür war der bisher genutzte Raum allerdings zu klein und musste vergrößert werden. Notwendig war auch neue Technik. Auf zwei großen Monitoren werden nun die Teilnehmenden angezeigt, die digital an der Beratung mitwirken. Mithilfe eines Zwei-Kamera-Systems können wir zum einen die Ansicht des gesamten Plenums zeigen, zum anderen fängt eine Kamera die jeweils sprechende Person ein“, erklärt Pieper. Zur besseren Akustik wurden eine Akustikdecke eingezogen und akustische Elemente integriert. „Die Kamera- und Tontechnik haben wir bis ins kleinste Detail getestet. Der Raum ist komplett auf hybride Sitzungen ausgerichtet.“

Die Kreisverwaltung will nun Erfahrungen mit der Durchführung hybrider Ausschusssitzungen sammeln. Der Grafschafter Kreistag tagt vorerst weiterhin rein in Präsenz im großen Sitzungssaal. „Der große Sitzungssaal ist vom Grundriss her und auch mit Blick auf die vorhandene Technik nicht für hybride Sitzungen ausgelegt. Da müssen wir ran. Wir sammeln bereits Ideen, wie das Konzept hybrider Sitzungen auch auf andere Räume übertragen werden kann“, macht Landrat Fietzek deutlich.

Neben hybriden Sitzungen wird der neugestaltete Sitzungsraum auch vom Katastrophenschutzstab, für besondere Empfänge oder für Vorstellungsspräche genutzt. „Flexibilität ist uns wichtig. Auch der Flurbereich bildet für repräsentative Zwecke einen passenden Rahmen. Er ist zwar nun schmaler, strahlt aber dank neuer Beleuchtung und moderner Einrichtung eine angenehme Atmosphäre aus“, sagt Jens Kelmer. Thomas Metting, der beim Landkreis für das Gebäudemanagement zuständig ist, dankt abschließend den ausführenden Baufirmen und der Innenarchitektin. Die umfangreichen Maßnahmen innerhalb weniger Wochen umzusetzen, sei durchaus anspruchsvoll gewesen. Für den letzten Feinschliff fehlen jetzt nur noch ein wenig Deko und Bilder an den Wänden.

Text und Foto: Landkreis Grafschaft Bentheim