Den Wandel der Arbeitswelt im Blick: Landkreis Grafschaft Bentheim setzt auf #ZukunftskonzeptArbeit

Die Arbeitswelt ist im Umbruch. Mit zunehmender Digitalisierung und den Möglichkeiten von Homeoffice oder Desksharing gehen neue Arbeitsformen einher, denen sich auch die Grafschafter Kreisverwaltung mit ihren rund 900 Mitarbeitenden nicht verschließt. Im Gegenteil: Eine Projektgruppe befasst sich seit zwei Jahren intensiv mit diesem Wandel und hat unter dem Titel #ZukunftskonzeptArbeit verschiedene Maßnahmen umgesetzt. „Wir wollen und müssen mit der Zeit gehen. Ziel ist es, die Interessen der Kundinnen und Kunden, die für uns Priorität haben, bestmöglich mit denen unserer Mitarbeitenden zu vereinbaren und dabei den neuen Arbeitsformen gerecht zu werden. Gerade durch die Corona-Zeit haben wir zum Beispiel gelernt, wie sich Homeoffice und die Arbeit im Büro miteinander verbinden lassen“, beschreibt Landrat Uwe Fietzek den aktuellen Prozess.

Befragungen zeigen: Vorherige Terminvereinbarung kommt gut an

Doch wie lässt sich vermeiden, dass Mitarbeitende im Homeoffice arbeiten, Bürgerinnen und Bürger aber gerade diese Ansprechpersonen im Kreishaus aufsuchen möchten? Hier rücken die Aspekte Terminvereinbarung und Online-Terminbuchung in den Fokus. „Mit Beginn der Corona-Pandemie haben wir eine vorherige Terminvereinbarung eingeführt. Sowohl von den Kundinnen und Kunden als auch von den Mitarbeitenden wird dies als sehr positiv bewertet – das haben Befragungen unter beiden Gruppen gezeigt. Daher behalten wir diese Regelung bei“, berichtet Kathrin Büngeler, Leiterin des Projekts #ZukunftskonzeptArbeit. Sie schildert die Vorteile der Terminvereinbarung: „Die Bürgerinnen und Bürger wissen, dass die jeweilige Ansprechperson vor Ort ist und sie ihr Anliegen klären können. Sie können sich auf den Termin einstellen und müssen gar nicht oder nur kurz warten. Zudem können sie benötigte Unterlagen direkt mitbringen. Für die Mitarbeitenden wiederum ermöglicht die Terminvereinbarung ein flexibleres Arbeiten und sie können sich besser auf die Gespräche vorbereiten.“ In mehreren Abteilungen der Kreisverwaltung wurde mittlerweile eine Online-Terminbuchung eingeführt. Mit nur wenigen Klicks können beispielsweise Termine für die Führerschein- und Zulassungsstelle, für die Grundsicherung für Arbeitssuchende, für die berufliche Beratung für Frauen oder für die Drogenberatungsstelle gebucht werden.

Die verstärkte Nutzung von Homeoffice machte eine Aktualisierung der Dienstvereinbarung Telearbeit notwendig. „Im Gegensatz zu früher haben jetzt viele Mitarbeitende die Möglichkeit auf Homeoffice. Seit Kurzem können sie zwischen mobiler Arbeit und Telearbeit wählen. Wer regelmäßig mehrere Tage pro Woche von zuhause aus arbeitet, kann sogar eine entsprechende technische Ausstattung und Büromöbel beantragen“, erklärt Büngeler.

Neugestaltetes Foyer mit multifunktional nutzbaren Räumen

Sichtbarer Ausdruck des Umbruchs der Arbeitswelt ist die Neugestaltung des Foyers der Kreisverwaltung. Das Foyer präsentiert sich heller, freundlicher und moderner. „Doch dahinter steckt viel mehr, als nur eine bauliche Veränderung. Auch hier kommt das #ZukunftskonzeptArbeit zum Tragen“, betont Fietzek. In den vergangenen Monaten ist das Foyer komplett neugestaltet worden. „Zuvor war es ein großer dunkler Raum, der wie eine Höhle auf die Besucherinnen und Besucher wirkte. Die freien Bereiche wurden nun zu Büro- bzw. Besprechungsräumen umgewidmet. Durch die Verwendung von Glas- statt Trockenbauwänden wirkt das Foyer trotzdem großzügig und einladend“, zeigt sich Jens Kelmer, Leiter der Abteilung Innerer Service und Liegenschaften, zufrieden. Entstanden sind vier zusätzliche Räume, die multifunktional und mit modernster Technik ausgestattet für Kundengespräche, als Besprechungsräume und nicht zuletzt als Arbeitsplatz genutzt werden können. „Dabei wagen wir auch Experimente: In zwei Räumen stehen jeweils vier Arbeitsplätze zur Verfügung. Es wird geprüft, ob künftig Sensoren zum Einsatz kommen können, die erkennen, ob ein flexibel nutzbarer Arbeitsplatz gerade belegt oder frei ist. Der Status wird den Mitarbeitenden im Online-Buchungsportal dann angezeigt“, so Kelmer.

Auch Bürgerinnen und Bürgern ohne Terminvereinbarung wird weitergeholfen

Neu ist im Foyer auch ein Raum, in dem Melanie Brass ihren Arbeitsplatz hat. Sie ist die Anlaufstelle für Personen, die keinen vorherigen Termin im Kreishaus vereinbart haben. Damit ist sie für viele Kundinnen und Kunden der erste Kontakt zur Kreisverwaltung. Die meisten Personen, die zu ihr kommen, haben Anliegen im Bereich der Ausländerbehörde. „Da geht es zum Beispiel um die Verlängerung des Aufenthaltstitels. Nach dem Erdbeben in der Türkei und in Syrien gab es aber auch Fragen, wie Familienangehörige nach Deutschland geholt werden können. Das waren natürlich sehr emotionale Gespräche“, blickt Melanie Brass auf ihre bisherigen Erfahrungen zurück. Sie stellt dann den Kontakt zu den zuständigen Mitarbeitenden in den Fachabteilungen her. Meist sind spontane Termine möglich. „Falls nicht, organisiere ich einen zeitnahen Termin. Für mich ist es toll, wenn ich helfen kann und die Menschen mit einem Lächeln mein Büro verlassen“, macht Brass deutlich.

„Damit sind wir aber noch nicht am Ende. Künftig werden sich viel mehr Anliegen direkt im Frontoffice im Foyer regeln lassen“, sagt Landrat Fietzek. Das und die Möglichkeit von Homeoffice führen zwangsläufig zu der Frage nach der Beanspruchung von Büroräumen. „Das Raumkonzept ist für uns der nächste Meilenstein im #ZukunftskonzeptArbeit. Wir müssen uns die Frage stellen: Habe ich künftig noch einen Stammarbeitsplatz, ein festes Büro? Hierzu ist ein Pilotprojekt gestartet. Wir richten in Kürze ein Musterbüro ein, um das Desksharing zu testen“, erläutert Kathrin Büngeler. Darüber hinaus ist sie in den nächsten Wochen auch noch mit der finalen Innenraumgestaltung des Foyers beschäftigt. Bunte Möbel, ein Wasserspender, ein Kaffeeautomat, ein Fernseher für aktuelle Nachrichten – all das ist geplant. „Das Foyer ist die Visitenkarte des Landkreises. Wir wollen, dass die Bürgerinnen und Bürger gerne wiederkommen. Ob mit oder ohne Termin: Bei uns soll man sich wohlfühlen“, steht für Büngeler fest.

Text und Foto: Landkreis Grafschaft Bentheim